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Políticas de Facturación y Cartera

POLÍTICA DE FACTURACIÓN:

Los Costos de Matrículas y Pensiones se rigen por el artículo 202 de la Ley 115 de 1994 y de acuerdo con lo que disponga el Ministerio de Educación Nacional para cada año escolar. Basándose en las disposiciones gubernamentales, el Consejo Directivo del CBSM anualmente fija los costos de Pensiones, Matrículas y Otros Cobros teniendo en cuenta las necesidades del CBSM. Estos son avalados mediante Resolución emitida por la Secretaría de Educación Distrital.

Las siguientes políticas generales se seguirán para la facturación de los servicios educativos y conexos a los estudiantes del CBSM:

Pensiones:

  • El servicio educativo anual correspondiente a Pensiones Escolares, se facturará en 10 mensualidades anticipadas iguales iniciando desde Agosto y finalizando en Mayo. Esta facturación se realiza para todos los grados escolares desde Beginners hasta 11º.
  • La facturación de los servicios educativos se realiza el primer día hábil del mes.
  • El volante de pago se entrega a los estudiantes el segundo día hábil del mes en curso y debe ser cancelado en la entidad bancaria autorizada por el Colegio.
  • Se establecen tres fechas de corte de la factura mensual, los días 10, 16 y 30 ó 31 de cada mes. En el mes de Agosto, se establecen dos cortes, los días 16 y 31.
  • Hasta el día del primer corte de cada mes, el valor de la pensión no tendrá ningún recargo. La institución facturará intereses por mora a partir del día siguiente del primer corte de la facturación mensual. Estos intereses se liquidan a la tasa máxima legal tomando como base de liquidación las fechas de corte de facturación mensual.
  • La facturación del mes de Enero se envía en Diciembre, en este recibo no se incluyen saldos de meses anteriores.
  • Para aquellos estudiantes que inicien o se retiren en el transcurso del año lectivo se procederá según la siguiente tabla para los servicios de Pensión:

Asistencia durante el mes de ingreso o retiro

Opción 1

Opción 2

Diciembre o Enero

Septiembre a Noviembre o Febrero a Mayo

4 semanas

N/A

100%

3 semanas

N/A

100%

2 semanas

100%

50%

1 semana

50%

50%

 

  • El Colegio ofrece un descuento del 5% sobre el valor de la pensión cuando se realiza el pago anticipado de 5 o más meses.
  • En ningún caso se reembolsará el valor de la pensión o parte de esta.
  • En caso que un estudiante durante el año escolar tenga que ausentarse del Colegio, deberá cancelar el valor total de la pensión correspondiente al período de su ausencia.
  • En caso de que un estudiante deba retirarse del Colegio por uno o más años escolares, si desea mantener su cupo deberá cancelar el 100% de la pensión mensual acorde al tiempo de ausencia. Si no lo cancela, estará sujeto a disponibilidad de cupo a su regreso e deberá iniciar un nuevo proceso de admisión.
  • La facturación del valor de la pensión para los estudiantes del programa Baby College se da si el niño asiste más de un día en el mes, no se realizan descuentos por ausencias de días durante el mes.

Matrícula:

  • Se factura a los estudiantes de Stars 1 a 11º que se encuentren a Paz y Salvo por todo concepto hasta el mes de Mayo. A los estudiantes del programa Baby College y de Beginners no se les factura Matrícula.
  • El Costo de matrícula incluye el valor de una Pensión.
  • El proceso de matrícula para el siguiente año escolar se realiza en el mes de Junio.
  • El Colegio establece una fecha de corte para el pago de la matrícula ordinaria.
  • El Colegio tiene discrecionalidad para otorgar un plazo extraordinario después de la fecha de corte para el pago de la matricula siempre y cuando el Padre de Familia o Acudiente lo solicite ante el Gerente Administrativo y Financiero antes de finalizar el plazo de matrículas ordinarias. En estos casos el valor inicialmente pactado de Matrícula tendrá el recargo del 10% autorizado por el Consejo Directivo y a partir del mes de Julio se adiciona al valor de la matrícula extraordinaria, el valor de los intereses de mora causados hasta la fecha de pago.
  • Se rembolsará el valor de la matrícula, o parte de ella, cuando los padres se trasladen a otra ciudad y lo informen antes del primer día hábil del mes de Septiembre del año escolar en curso. Los valores correspondientes a Ambulancia, Carnet y Póliza Estudiantil no son reembolsables.
  • Para los estudiantes que ingresan durante los 5 primeros meses del año escolar (Agosto-Diciembre) se les factura el 100% del valor de la matrícula, para los estudiantes que ingresan a partir del 6º mes del año escolar (Enero-Mayo) se les factura el 50% del valor de la matrícula.
  • La matrícula de los hijos de funcionarios del Colegio podrá ser financiada durante el año escolar siempre y cuando autorice el descuento de nómina. Para un hijo, se financia en 3 meses y para dos o más hijos, en 6 meses, siempre y cuando la deuda no exceda el tiempo del contrato de trabajo. No se recargan intereses por financiación.

Otros Cobros:

Estos cobros no constituyen elemento propio de la prestación del servicio educativo, pero se originan como consecuencia del mismo.

El CBSM factura en el volante de matrículas los siguientes conceptos correspondientes a Otros Cobros: Bibliobanco Bilingüe, Laboratorios y Test evaluativos, Papelería y Fotocopias, Servicio de Ambulancia, Carnet y Seguro estudiantil.

  • El CBSM factura en el volante de matrículas los siguientes conceptos adicionales: Materiales de Preescolar (Stars 1 a Transición), Materiales de Arte (Primaria y Bachillerato), E-books y Pruebas estandarizadas, entre otros.
  • El valor de Otros Cobros se factura a los estudiantes de Stars 1 a 11º que se encuentren a Paz y Salvo por todo concepto hasta el mes de Mayo. A los estudiantes del programa Baby College y de Beginners no se les factura este concepto.
  • Para los estudiantes que ingresan durante los 5 primeros meses del año escolar (Agosto-Diciembre) se les factura el 100% del valor de Otros Cobros, Materiales, E-Books y Pruebas Estandarizadas. Para los estudiantes que ingresan a partir del 6 mes del año escolar (Enero-Mayo) se les factura el 50% del valor de Otros Cobros y Materiales. Los valores correspondientes a Ambulancia, Carnet, Seguro Estudiantil, E-books y Pruebas estandarizadas, se facturan en su totalidad.

El C.B.S.M. factura en el volante mensual de Pensiones por solicitud voluntaria de los padres de familia, los siguientes conceptos correspondientes a Otros Cobros:

  • Los servicios de Cafetería (Almuerzos y Loncheras) y Lúdicas se facturan mensualmente por solicitud del Padre de Familia del estudiante y se incluyen en el volante de pensiones. El Padre de Familia puede solicitar el retiro de este cobro informando en Tesorería antes del día 25 de cada mes que no sean facturados para el mes siguiente, una vez inicie el mes, no es posible descontar el valor facturado. No se devolverá dinero en caso de no ser utilizados los servicios (a menos que presente incapacidad médica certificada superior a 1 semana) y no son transferibles de un año a otro, ni de un estudiante a otro.
  • La anualidad del servicio de Cafetería (Loncheras y Almuerzos) y del servicio de Lúdicas se cobrará en 8 mensualidades iguales desde Agosto a Noviembre y de Febrero a Mayo y 2 mensualidades de menor valor en Diciembre y Enero. Si el estudiante no inicia el primer día de clases del mes, se cobrará proporcional al número de semanas que utilizará el servicio de transporte. (1 semana se factura el 25%, 2 semanas el 50%, 3 semanas el 75% y 4 semanas el 100%).Los hijos de empleados del CBSM tendrán un 10% de descuento sobre el valor de las lúdicas.
  • El descuento por pago anticipado del 5% no aplica para los servicios de Cafetería y Lúdicas.
  • La inscripción para las Lúdicas se debe realizar mediante notificación vía mail a la Coordinadora de Servicios Escolares (acevedo@cbsm.edu.co) quien entregará a Tesorería la información para la facturación de estas actividades. La inscripción para los servicios de Cafetería se debe realizar mediante notificación vía mail a Tesorería (sabina.osorio@cbsm.edu.co).
  • En los casos de padres de familia que adeuden más de 3 meses de pensión, se le suspenderá la facturación de cualquier actividad en el volante de pensiones. En caso de requerir para su hijo(a) los servicios de lúdicas, almuerzos y loncheras, deberán cancelarlo directamente en la entidad bancaria establecida con un volante de consignación que se entrega en la Tesorería del colegio.

Otros Cobros Periódicos:

Surgen de las diferentes actividades que se realizan durante el año lectivo en cada nivel, los cuales pueden ser cobrados en la factura mensual de pensiones y no corresponden a cobros obligatorios para los estudiantes.  Se incluyen en “Otros Cobros Periódicos” los siguientes:

  • Salidas Pedagógicas
  • Refuerzo Pre-Saber.
  • Servicio Social.
  • Alquiler de lockers.
  • Inscripción de los estudiantes de Grado 10° y 11° a las Pruebas Saber 11°, en las fechas establecidas para calendario B y A.
  • Pruebas externas de Orientación Profesional.
  • Convivencias y Retiros Espirituales
  • Estipendio para la Confirmación.
  • Inscripción a los Modelos de Naciones Unidas
  • Pruebas diagnósticas o de certificación.
  • Multa por apertura de candado. En caso de pérdida u olvido de las llaves del locker rentado, el estudiante deberá cancelar una multa para que le sea abierto el candado.
  • A los estudiantes de 3º se les factura “Derecho a Primera Comunión” que incluye los costos de la ceremonia, este valor se divide en 5 cuotas iguales que se facturan en el volante de pensiones desde el mes de Octubre hasta el mes de Febrero.
  • A los estudiantes de 11º se les factura “Derecho a Grado” que incluye los costos de la ceremonia, este valor se divide en 5 cuotas iguales que se facturan en el volante de pensiones desde el mes de Enero hasta el mes de Mayo.
  • A los estudiantes de 9o, 10º y 11º se les factura “Pre-Saber” que incluye los costos del entrenamiento para las Pruebas Saber, este valor se divide en 10 cuotas iguales que se facturan en el volante de pensiones desde el mes de Agosto hasta el mes de Mayo.
  • A los estudiantes de 1º a 11º se les factura “Pruebas de Certificación de Inglés” que incluye los costos de las pruebas para certificar el nivel de inglés de los estudiantes, este valor se divide en 10 cuotas iguales que se facturan en el volante de pensiones desde el mes de Agosto hasta el mes de Mayo.

POLÍTICA DE MANEJO DE CARTERA:

Las siguientes políticas generales se seguirán para el manejo de la cartera de los estudiantes del CBSM:

  • Todos los estudiantes antiguos deben estar a paz y salvo con el año escolar que finaliza para acceder a la matrícula del siguiente período lectivo.
  • El pago de la matrícula en fecha extraordinaria generará, una sanción moratoria del 10% sobre el valor de la misma y a partir del mes de Julio, adicionalmente, el valor de los intereses de mora causados hasta la fecha de pago.
  • El servicio educativo y los complementarios inherentes o conexos (Almuerzos, Loncheras y Lúdicas), deben ser cancelados por anticipado, dentro de los diez (10) primeros días calendario de cada mes.
  • La institución facturará intereses por mora a partir del día siguiente del primer corte de la facturación mensual. Estos intereses se liquidan a la tasa máxima legal tomando como base de liquidación las fechas de corte de facturación mensual.
  • No se realizan descuentos por los intereses de mora causados. En caso de ser autorizados, el Consejo Superior es quien tiene potestad para aprobar este descuento.
  • Los estudiantes (no hijos de funcionarios) que cuentan con beneficio de becas de pensiones y no realicen pago oportuno de cualquier costo educativo, perderán el beneficio de la beca por los meses en que incurran en mora. A estos se les cobrarán los intereses por mora a la tasa máxima legal vigente permitida.
  • Los hijos de funcionarios que cuentan con beneficio de becas de pensiones y no realicen el pago oportuno de cualquier costo educativo, perderán el beneficio de la beca por los meses en que incurran en mora.
  • No se cobran intereses de mora a los estudiantes hijos de funcionarios del Colegio.
  • Para recibir el volante de pago de matrícula es absolutamente necesario que el estudiante se encuentre a Paz y Salvo por todo concepto hasta el mes de Mayo del año en curso.
  • El Padre de Familia y/o acudiente que suscribe el Contrato de Prestación de Servicios Educativos autoriza al CBSM, a reportar a Data Crédito o a cualquier central de información de riesgo, datos, tratados o sin tratar, tanto sobre el cumplimiento oportuno como sobre el incumplimiento, si los hubiere, de sus obligaciones crediticias con el CBSM. Así mismo, es a quien el CBSM reporta a la DIAN como Responsable Económico y es a este a quien se le inicia el proceso jurídico en caso de mora en las pensiones de su(s) hijo(s).
  • Para recibir el informe evaluativo integral el estudiante debe haber cancelado, el valor de la Pensión y otros Pagos Escolares hasta el mes en que se hace la entrega del mismo, independientemente de que en el volante de pago se indique como fecha límite el 30 ó 31 de cada mes. Si el estudiante no cancela antes de esta fecha, el CBSM no habilitará el Programa Phidias para revisar el informe evaluativo integral del bimestre a menos que el Padre de Familia del estudiante demuestre imposibilidad sobreviniente para pagar las pensiones escolares tales como, la pérdida intempestiva del empleo, enfermedad catastrófica, quiebra de la empresa, entre otros. Se podrá brindar información verbal sobre el avance de su hijo, pero no se entregará ni se le mostrará el informe evaluativo integral.
  • En caso de mora, el Padre de Familia no podrá acceder a la información sobre el desempeño académico de su hijo(a) consignada en la página web institucional (Programa Phidias). Los días 2, 11 y 20 de cada mes se realiza manualmente en el sistema de evaluación la actualización de los estudiantes en mora.
  • En el caso de los estudiantes de último año (Grado 11º), sólo asistirán a la Ceremonia de Grado y recibirán diploma de Bachiller del CBSM aquellos que hayan superado la totalidad de los requerimientos académicos contemplados y que además se encuentren a Paz y Salvo por todo concepto con la Institución.
  • Los certificados de notas no serán expedidos para los estudiantes que se encuentren en mora por concepto de Pensiones y Otros Pagos Escolares. Las constancias de estudio llevarán la anotación, “El estudiante se encuentra en mora por concepto de pensiones correspondientes al presente año escolar”.
  • El abono que el Padre de Familia realice a su obligación vencida tendrá el siguiente orden de aplicación:
    • Gastos de cobranza pre-jurídica o jurídica cuando a ello hubiese lugar
    • Intereses de mora
    • Matrícula
    • Otros Cobros
    • Otros conceptos facturados en matrícula (Materiales Preescolar, Materiales de Arte, Carnet, Servicio de Ambulancia, Seguro Estudiantil, E-Books y Pruebas Diagnósticas)
    • Pensiones
    • Otros Cobros Periódicos (Derecho a Primera Comunión, Refuerzo Pre-Saber, Derecho a Grado, Cafetería, Lúdicas, Salidas Pedagógicas, Confirmaciones, Retiros, Asistencia a Modelos de Naciones Unidas, Pruebas externas de Orientación Profesional, Convivencias y Retiros Espirituales, Estipendio para la Confirmación, Servicio Social, Alquiler de Lockers, Inscripción para pruebas Saber, Pruebas Diagnósticas o de Certificación, entre otros).
  • Todas las gestiones de cobro que realice la institución se adelantarán en el marco de la ley, el respeto y la cordialidad con los padres de familia y la comunidad educativa en general.

POLÍTICAS DE GESTIÓN DE CARTERA

Las siguientes políticas se seguirán para el cobro de la cartera de los estudiantes del CBSM:

  • Después del vencimiento de la última fecha de pago, el Tesorero realiza llamadas o mensajes de texto de cobro a aquellas familias que se encuentren pendientes de efectuar el pago del mes que finaliza.
  • En caso de mora, tres (3) días después del vencimiento de la última fecha de pago, se envía al correo institucional de la familia una comunicación notificando el reporte a las centrales de riesgo.
  • En caso de 30 días de mora, el día veinticinco (25) de cada mes se reporta al Padre de Familia en las centrales de riesgo.
  • A los noventa (90) días de mora (deuda de 3 meses), se envía a la familia a través del estudiante una comunicación indicando un plazo de 30 días para regular la mora. Se podrá establecer un acuerdo de pago previo Vo.Bo. del Gerente Administrativo y Financiero.
  • En caso de persistir la mora, a los treinta (30) días de enviado el comunicado (120 días de mora), se envía una segunda comunicación escrita a través del estudiante informando el inicio del cobro jurídico y se remite el caso a la empresa de cobranzas.

La empresa de cobranzas se regirá de manera especial por las políticas de cartera establecidas por el Colegio y atenderá lo dispuesto a continuación:

  • Dentro de la semana siguiente a la recepción de los casos, remitirá comunicación de cobro al domicilio de los responsables de acuerdo a la información actualizada suministrada por el Colegio. Allí se informa el inicio de etapa de gestión de cobro externa, los costos adicionales y la posibilidad de inicio de proceso ejecutivo. Esta comunicación se remite a través de correo certificado.
  • Al ciento cincuenta (150) días de mora, la empresa de cobranzas presenta el caso para evaluación de la Gerencia Administrativa y Financiera, señalando la gestión previa realizada y la viabilidad del recaudo a través de proceso ejecutivo, con el fin de aprobar su inicio. Los honorarios serán cargados al deudor y la empresa de cobranzas será responsable del monitoreo de los abogados de cobro jurídico

Publicado en Academia

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